Częstym błędem jest bagatelizowanie zapisów wprowadzanych jako integralna część umowy poza jej właściwym dokumentem. Takie zapisy zawierają tzw. ogólne warunki umów (OWU), a także inne elementy umowy stanowiące jej integralną część, które najczęściej są przywoływane w formie załączników.
OWU często zastrzegają prawa i obowiązki, które są dla stron umowy szczególnie ważne. Na ogół są to postanowienia o charakterze ogólnym wielokrotnie powielane, które strona je stosująca zamieszcza, aby uzupełnić treść umowy w zapisy sprawdzające się w wielokrotnym stosowaniu. OWU najczęściej dotyczą terminów realizacji świadczenia, płatności, waluty zapłaty, prawa właściwego, właściwości sądów i innych postanowień, które są uznawane za niezmienne w stosunkach danego rodzaju. Tutaj także wprowadza się niejednokrotnie zapisy, w których stosujący zastrzega sobie prawo własności rzeczy do czasu zapłaty za towar, ogranicza odpowiedzialność odszkodowawczą, czy np. dokonuje wyłączenia możliwości zgłoszenia potrącenia wierzytelności.
Może się zatem okazać, że postanowienia OWU istotnie wpływają na zakres praw i obowiązków obu stron kontraktu. Tym samym błędem jest niedocenianie tych postanowień i ich bezkrytyczne przyjmowanie.
Różna bywa też nazwa zbioru tych postanowień ogólnych warunków. Zazwyczaj tytułuje się je jako „ogólne warunki umowy” lub „ogólne warunki handlowe”, „ogólne warunki sprzedaży”, czy „ogólne warunki dostawy” lub temu podobne.
Jednocześnie uzupełnienie treści umowy o postanowienia o charakterze ogólnym, właściwym dla wielu rodzajów kontraktów nie oznacza, że te postanowienia wykluczają możliwość ich kwestionowania, czy też renegocjacji na etapie zawierania umowy.
Dla profesjonalnego obrotu wzorce zawarte w ogólnych warunkach mają znaczenie chociażby dlatego, że ułatwiają realizację kontraktu. Stosowanie standardowych formularzy i postanowień pozwala oszczędzić koszty związane z negocjowaniem umowy, bowiem jeden komplet OWU może być wykorzystywany wielokrotnie. Dodatkowo stosowanie standardowych klauzul, wyłączających albo ograniczających odpowiedzialność, pozwala na lepsze kalkulowanie ryzyka związanego z transakcją. Standardowe postępowanie czyni umowę bardziej przewidywalną.
Postanowienia zawarte w ogólnych warunkach wyłączone są wówczas, gdy w umowie strony umieściły zapisy indywidualnie wynegocjowane i odmienne od treści OWU. Postanowienia kontraktu mają wtedy co do zasady, pierwszeństwo przed OWU.
Jeżeli strony stosują OWU, to obowiązują one w zakresie w jakim dają się ze sobą pogodzić. W razie sprzeczności postanowień wprowadzanych przez partnerów, klauzule wzajemnie się wykluczające uważa się za niewiążące.
Podkreślić należy, iż nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca, któremu przed zawarciem umowy ogólne warunki kontraktu zostały dostarczone, faktycznie się z nimi zapoznał. Znajomość treści nie jest przesłanką ich obowiązywania. W obrocie pomiędzy przedsiębiorcami ogólne warunki umów kształtują treść umowy także wtedy, gdy nie zostały doręczone. Obowiązek ich przedstawienia przy zawarciu umowy odpada, jeżeli posługiwanie się ogólnymi warunkami jest w stosunkach danego rodzaju zwyczajowo przyjęte i kontrahent mógł z łatwością dowiedzieć się o ich treści.
Dlatego kontrahent we własnym interesie powinien dociekać, czy druga strona ma zwyczaj stosowania swoich własnych ogólnych warunków umowy. Jeżeli tak jest, powinien bezwzględnie zapoznać się z ich treścią.
Polskie prawo nie przewiduje szczególnych zasad kontroli treści ogólnych warunków umów między przedsiębiorcami. Pewnym ograniczeniem dla dowolności kształtowania treści ogólnych warunków w transakcjach między przedsiębiorcami są przepisy ustaw o charakterze bezwzględnie obowiązującym oraz nadal stosowane tzw. zasady współżycia społecznego.
Inaczej jest w przypadku konsumentów, kiedy to zachodzi możliwości porównania postanowień OWU z katalogiem tzw. klauzul abuzywnych, znajdującym się w kodeksie cywilnym. Te właśnie klauzule, czyli postanowienia niedopuszczalne, stanowią istotną ochronę dla konsumentów w zakresie regulacji wprowadzanych do OWU.
Nie zmienia to jednak konieczności czytania oraz analizy tych warunków i ich właściwej oceny, przy decydowaniu się na zawarcie określonej umowy.